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Organizzazione, metodi e strumenti per lo sviluppo delle attività

TECSA è una società di consulenza specialistica che opera sin dal 1979 con modalità tali da rispettare il motto aziendale:  “Priusquam incipias consulto, ubi consulueris, mature facto opus est” (Sallustio). Ciò si concretizza in azioni costanti di gestione della conoscenza e tempestività e flessibilità operativa.

Tali azioni sono supportate da una precisa organizzazione, da metodi di lavoro ben codificati e da strumenti di lavoro collaborativo e di monitoraggio delle attività avanzati ed in parte specificatamente prodotti “in-house” al fine di aderire completamente ai processi aziendali.

Tutti i processi aziendali sono descritti nel Manuale Qualità, nelle Procedure e nelle Istruzioni Operative di Dettaglio del Sistema di Gestione della Qualità UNI EN ISO 9001 edizione 2008.

Le singole attività consulenziali (JOB) sono organizzate in 10 settori di intervento (SETTORI DI CONSULENZA) ed in due divisioni aziendali, ciascuno dei quali è gestito da un responsabile (MANAGER), che risponde alla direzione della singola divisione (DIR) ed alla direzione esecutiva aziendale (EXE). Ogni attività consulenziale è gestita da un project manager coadiuvato da un project controller. Il PM risponde direttamente al cliente, coordina le risorse umane e strumentali associate allo specifico progetto e si interfaccia con le direzioni per la programmazione delle attività e con i responsabili di settore per la gestione degli aspetti tecnici specialistici e delle risorse condivise.

Le attività di progettazione, erogazione e monitoraggio di ciascun servizio consulenziale sono supportate dall’impiego della tecnica di project management PRINCE2 (edizione 2009) per l’impiego della quale i manager ed i direttori aziendali sono certificati. Il metodo consente di operare in team multidisciplinari costituiti da consulenti interni ed esterni all’azienda, eventualmente impiegati presso le sedi dei partner internazionali di TECSA S.r.l.

PRINCE2 è un approccio strutturato alla gestione dei progetti. Fornisce un metodo per la gestione dei progetti all’interno di una cornice di lavoro chiaramente definita. PRINCE2 descrive procedure per coordinare persone e attività in un progetto, come progettare e supervisionare il progetto, e cosa fare se il progetto ha bisogno di aggiustamenti e se non si sviluppa come pianificato. Nel metodo ciascun processo è specificato con i suoi input principali, gli output e con specifici obiettivi e attività che devono essere realizzati, che danno un controllo automatico di qualunque deviazione dal piano. Diviso in cicli gestibili, il metodo permette un efficiente controllo delle risorse. Sulla base di uno stretto monitoraggio il progetto può essere portato avanti in maniera controllata e organizzata. Essendo un metodo strutturato ampiamente riconosciuto e compreso, PRINCE2 fornisce un linguaggio comune per tutti i partecipanti al progetto. I vari ruoli di gestione e le responsabilità coinvolti nel progetto sono pienamente descritti e sono adattabili per tenere conto della complessità del progetto e le abilità dell’organizzazione.

La gestione delle attività viene effettuata mediante uno specifico strumento gestionale web-based realizzato “in house” nel corso del 2015 denominato “Medusa” all’interno della cui architettura orientata agli  oggetti le singole attività sono descritte attraverso schede (JOB CARDS). “Medusa” consente di organizzare tutte le informazioni (tecniche, amministrative, finanziarie) connesse con un JOB e conoscenza aziendale di tipo strutturato (banche dati normative, banche dati di pubblicazioni scientifiche internazionali e di livello accademico quali SCIENCEDIRECT, PUBMED, INDERSCIENCE, etc.) e di tipo non strutturato (articoli tecnici, volumi, monografie opportunamente classificati). “Medusa” si interfaccia in modo trasparente con il sistema di gestione documentale aziendale di recente adozione e basato su cloud, che, attraverso un portale (TECSAdms) espone i deliverable di commessa direttamente ai clienti che accedono con le proprie credenziali alla documentazione elaborata negli anni da TECSA S.r.l. “Medusa” consente inoltre, attraverso algoritmi codificati in Linguaggio Wolfram (Mathematica) fondati su metadati e su tag, di rappresentare anche graficamente ed in modo interattivo la nuvola di conoscenza associata a ciascun progetto. “Medusa” è lo strumento principe per il reporting ed il monitoraggio delle prestazioni aziendali.

Sulla base della esperienza effettuata direttamente con “Medusa” e da quella condotta da altre società analoghe anche di significative maggiori dimensioni tale sistema gestionale diverrà nel corso del 2016 un applicativo di tipo commerciale web-based fornito in modalità SaaS (“Software as a Service”).

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